– en guide för ökat engagemang och deltagande

Med pandemin har death by Powerpoint fått en klar konkurrent och det är death by Zoom. Därför har jag satt samman en guide för hur du håller bättre digitala möten i din verksamhet. Möten som stödjer;

• Kreativitet
• Ger energi genom givande diskussioner 
• Aktivt deltagande 
• Närvaro och engagemang från dina anställda. 

Varje mötesinbjudan ska ha en tydlig agenda 

En mötesinbjudan ska alltid innehålla: 

• Syfte, mål och agenda
• Tydlig information om delmargarnas roller och varför de är inbjudna till mötet  
• Länkar till eller dokument med kompletterande information att läsa innan mötet 

Redan innan pandemin är min uppfattning att många slarvade med detta. Nu är det extra viktigt eftersom mötena är många under en vecka. Samt om syfte och mål saknas är det utmanande för en deltagare att veta vad som förväntas av dem.  

Skicka kompletterande information i god tid innan mötet 

Att läsa igenom för att säkerställa ett effektivt möte och undvika högläsning för vuxna. 

Boka kortare tid för möten 

Nu när vi inte behöver ta oss till och från möten samt att uppstarten av mötena kan göras mer effektiva då vi alla har vad vi behöver in och uppkopplat (dator, möjligheter till att anteckna osv) så har vi möjlighet att boka kortare möten.

Dessutom stödjer en kortare mötestid att vi är effektiva, kommer i tid och är engagerade på den tid som finns avsatt. 

Förbered både en isbrytare och plan för om tekniken strular

Förbered dig på att tekniken kommer att strula och hantera det med självförtroende och effektivitet genom att ha en back-up plan och talmanus redo. Är alla nya för varandra i mötet börja med en introduktion från varje deltagare medan du jobbar för en lösning på tekniken. Går inte det ha alltid en möjlighet att ringa in till mötet eller ett annat mötesverktyg nära till hands. 

Vänta inte på de deltagare som är sena – summera status istället 

Ibland kan en deltagare av olika aneldningar bli sena till ett möte. Det kan vara teknik eller att katten ligger på tangentbordet och vägrar flytta på sig. Anledningarna kan vara många. Respektera de som dök upp i tid, starta mötet och när de deltagare som saknas dyker upp, summera snabbt vart ni står i mötet, be om eventuell input och gå sedan vidare med utsatt agenda. 

Välj ett verktyg och utbilda verksamheten i det utvalda verktyget 

Utbilda verksamheten i hur det valda digitala mötesverktyget används, vilka funktioner som finns och hur det skall tillämpas. Säkerställ att alla på företaget vet vad som gäller via guidelines (se mer om det nedan) samt känner sig trygga med att använda verktyget. 

Bilda en tillfällig support-grupp och yta för vanliga frågor

För att höja verksamhetens nivå och trygghet anseende att använda digitala verktyg bilda en tillfällig supportgrupp som finns tillhands att svara på frågor vid behov. Samt använd en gemensam yta till att samla in och besvara vanliga frågor inom organisationen. 

Har inte IT tid, anställ en konsult som kan hjälpa till under en tid eftersom det stödjer i att höja organisationens effektivitet och inlärningsförmåga. En investering som lönar sig. 

Identifiera kompletterande verktyg

Som tex whiteboard verktyg eller andra relevanta verktyg som möjliggör interaktion och engagemang i möten. 

Moderera och var närvarande 

Är du ledaren av mötet, följ agendan, som med fördel finns för alla att se. Samtidigt som du är medveten om vilka deltagare som bidrar under mötet. Säkerställ att alla känner sig trygga att gå “runt det virtuella bordet” och be alla bidra till ämnet som diskuteras. Det stöttar processen då vi inte kan se varandra och läsa av varandra fullt ut och det ofta blir att deltagare råkar börja prata nästan samtidigt. 

Avsluta möten på bästa sätt

Summera mötet, med tydligt nästa steg, de beslut som togs osv, precis som vanliga möten. Lägg till ett element av att lyfta det som fungerade bra och be om feedback på det som går att förbättra avseende möten framöver från deltagarna. 

Börja med Zoom-fria dagar 

Sätt en policy rakt över företaget om en eller flera dagar som skall vara helt Zoom-fria för att bevara din personals energi och säkerställa tid till att utföra ordinarie arbetsuppgifter. 

Arbeta fram guidelines för digitala möten för din verksamhet

Samla in feedback, tankar, idéer i ett digitalt arbetsmöte eller workshop som blir till guidelines för företaget för att hålla bättre digitala möten som stödjer interaktion, kreativitet och engagemang. 

Det är viktigt att få att alla godkänna de nya “guidelinesen” eller får säga sitt om dem men sedan acceptera och respektera dem. 

Guidelines kan innehålla sådant som:

• Vilka verktyg som används och när 
• Hur möten ska struktureras
• Vad som förväntas när någon leder möten (agenda, information)
• Vad som förväntas av deltagare (video på, mikrofon av)

Tänk på att se över den här typen av guidelines med jämna mellanrum allteftersom organisationen lär sig och utvecklas. Din personal sitter säkerligen på bra feedback och idéer på hur möten kan förbättras. 

---

Foto av Good Faces via Unsplash