Det här ska du tänka på när du ansvarar för en privat upphandling
Dags för privat upphandling?
Det här ska du tänka på när du gör en privat upphandling för skapa effekt, spara tid, identifiera rätt samarbetspartner, skydda företagets varumärke och bygga relationer för framtiden.
Därför är upphandlingsförfarandet viktigt;
- Hitta rätt partner som kan hjälpa företaget på längre sikt, det är tidskrävande att både hitta och byta leverantörer av olika tjänster. Genom att ta ett långsiktigt perspektiv kommer du spara både pengar och tid.
- Du har antagligen fler ansvarsområden på ditt bord som pockar på din uppmärksamhet, den här processen hjälper dig fokusera och därmed investera din tid och energi i rätt saker.
- Ge ett positivt intryck av företaget och varumärket (det finns bolag med riktigt dåliga rykten i baserat på hur de bemöter människor vid upphandlingar, tänk både på varumärke och employer brand!)
- Hjälp leverantörerna möta din organisations behov och skapa tydlighet i vägen fram
Definiera problemet och lägg grunden för en effektiv process fram
Du behöver definiera behovsbild, kravställning, prioriteringar och målbild innan du lägger tid på att börja leta möjliga leverantörer. Det handlar inte om en gigantisk mängd information. Utan att sammanställa en kort sida eller två som sammanfattar utmaningen och önskad målbild.
Det hjälper de potentiella leverantörerna förstå hur de kan ta fram möjliga lösningar. Det handlar inte om att lösa problemet åt leverantören – tvärtom formulera utmaningen som du står inför med din verksamhet.
Vad ska du titta på när du utvärdera möjliga leverantörer?
Innan du börjar kontakta möjliga leverantörer gör en lista på vad som är viktigt för dig och det företag du arbetar med. Kompetensnivå? Senioritet? Internationell erfarenhet? Certifieringar? Möjlighet att komplettera med fler tjänster i framtiden? Skapa tydlighet i vad som är viktigt för företaget först.
Därefter definierar du utvärderingspunkter som är relevanta till leverantören. Finns case på hemsidan? Referenser? Typ av företag som de arbetat med? Branscher? Tjänster? Vilka rekommendationer finns i ditt nätverk?
Genom att skapa tydlighet i vad som är viktigt för både ditt företag och hos den framtida leverantören i fråga och den information du behöver för att ta ett beslut, är du väl förberedd inför nästa steg.
Gör en första utsortering – skapa en RFI
Innan du kontaktar de leverantörer som möter dina initiala krav, definiera vilken ytterligare information som kan ligga till grund för ett första urval, en RFI (request for information). Det är ett dokument med grundläggande frågor till olika leverantörer, som du kan använda som underlag för en första utsortering. På så sätt slipepr du lägga tid på att utvärdera förslag från leverantörer som inte möter alla dina behov eller krav.
Skapa tydlighet i processen fram
När du ansvarar för en privat upphandling är det alltid värdefullt att definiera processen fram tydligare, både för din egen och dina kollegors skull men också för att ge ett bra intryck av företagets varumärke. Exempel på värdefull information för en leverantör;
- När ska RFI-dokumentet vara besvarat, dvs deadline
- Beslutstiden din organisation behöver för att utvärdera svaren
- När återkoppling och beslut väntas på RFI
- Vilka steg som väntar efter detta, vanligtvis en förfrågan på förslag på lösning och reflekterande investeringsbild, när detta skall vara inlämnat, beslutstid för utsortering av förslag, presentationstillfälle av de utvalda förslagen.
- När beslut väntas ges till de potentiella leverantörerna.
Den här processen hjälper dig som ansvarar för en privat upphandling att:
- Snabbare utvärdera olika leverantörer via tydlighet i kravställningen och företagets behov
- Prioritera företagets behov utefter de resurser du har till ditt förfogande (budget och tid)
- Kunna planera din egen och dina kollegors tid
- Hjälper de leverantörerna att du kontaktar att planera sin tid för att möta de informationsbehov ditt företag har
- Skyddar företagets varumärke och employer brand