Några av de roligaste arbetsuppgifterna jag har är att utforma frågeformulär och genomföra organisationsintervjuer. Det är en ynnest att få träffa människor från hela världen och lyssna in på deras erfarenheter och perspektiv.  

Under min karriär har jag fått utföra en hel del intervjuer och möten med människor för att samla in information. Det bästa tipset jag har är att vara på andra sidan och få uppleva hur det är att bli intervjuad för att lära dig vad som är värdefullt. Har du inte den möjligheten så har jag samlat mina tips för att utföra organisationsintervjuer för insikt till tex förstudier. 

Sätt ett tydligt syfte med intervjuerna

Oavsett om du tar in en extern part i att utföra intervjuerna (rekommenderas) eller driver ett initiativ internt är det bra att ha ett tydligt syfte med intervjuerna och definiera målet. Vad skall informationen användas till? Det sätter kontexten för att skapa relevanta frågor. 

Vem är relevant att intervjua?

Definiera vilka perspektiv och upplevelser som du behöver få in information från. Det påverkar urval av roller inom ett företag eller tex typer av kunder. Båda två påverkar utformningen av frågorna. 

Analysera och läs på relevant information innan frågorna utformas

Innan du skapar frågorna för intervjuerna är det viktigt att analysera data som finns, samt läsa på eventuellt relevant information. Det hjälper dig att identifiera vart du bör gräva vidare genom djupintervjuer. 

Strukturera frågorna

Börja med enkla uppvärmningsfrågor för att skapa trygghet och hjälpa personen att öppna upp, följt av att eventuella förberedda följdfrågor elelr alternativ om en fråga inte är relevant för personen. Ibland finns det möjligheter att ta en alternativ väg. Ett konkret exempel på det är att fråga vilken utbildning någon har gått för att hamna i en roll de har idag. Alla har inte gått på universitet. Det kan också vara bra att ha en liknande fråga men med andra ord senare i intervjun för att antingen bekräfta informationen eller komplettera det som samlas in. Tänk även på att lägga frågorna i olika sektioner som har en naturlig följd och hierarki. Detta är något du lär dig med erfarenhet. Ett exempel på det är att inte börja med väldigt djupa frågor innan du skapat trygghet hos din mottagare.

Infoga tidsangivelser i ditt manuskript

Djupintervjuer sker inom en viss tidsram. Tänk till när du skapar och väljer ut frågorna vad som är mest relevant mot syfte och mål med intervjuerna. Vad är viktigast att ta reda på under den tid du har med personen? Hur mycket tid gissar du att varje fråga kan ta i anspråk för att möta den tillgängliga tiden? Jag sätter alltid en cirka tidsangivelse för att välja ut ett rimligt antal frågor men också ha lite marginal för att ge utrymme för att fånga in perspektiv utan stress hos personen som intervjuas. I dagens pressade samhälle tillhör det god affärsmanna(kvinna)skap att visa respekt för andra människors tid. 

Förbered ett intro som skapar trygghet

Alla människor känner sig inte trygga att dela med sig av sina tankar eller perspektiv. Därför brukar jag skapa ett intro och ramverk som jag startar alla intervjuer med. Syftet är att skapa trygghet hos personen och leverera introt på ett avväpnande sätt. Tex inleder jag alltid med följande;

• Inga personliga uppgifter delas
• Det intressanta är personens unika upplevelse, perspektiv och ord
• Det finns inga rätt eller fel svar
• Vill personen inte svara på en specifik fråga är det naturligtvis helt okej, det är upp till hen själv
• Berätta bakgrunden med intervjuerna mycket kort och vad perspektiv/upplevelse bidrar till
• Strukturen på intervjun och hur lång tid vi har tillsammans

Det skapar trygghet eftersom det ger mottagaren och personen som intervjuas kontroll. 

Du kommer att behöva göra avsteg ditt manuskript

Du behöver tänka på fötterna. Det är inte alltid du kan förlita dig på ditt manuskript med frågor. Ibland behöver du anpassa i vilken ordning du ställer frågorna beroende på vart konversationen tar vägen. Dels är det viktigt för att visa att du lyssnar och behålla en god känsla i mötet mellan dig och personen som intervjuas. 

Om du redan har fått svar på en fråga

Om du redan har fått svar på en fråga inkluderat svaret från en tidigare fråga, repetera personens svar och fråga om det finns något att tillägga eller utveckla vidare. Det visar att du lyssnar och det undviker frustration hos mottagaren. Samtidigt som du kan få möjlighet att gräva vidare i något riktigt intressant och värdefullt. 

Avsluta med att låta personen komplettera eller förtydliga

En viktig del är hur du avslutar intervjun. Min personliga rutin är att fråga om det finns något som personen vill tillägga eller förtydliga. Här kan du få viktiga insikter och svar på frågor som du inte frågat. Därefter tacka för både tiden och bidragen. Det är viktigt att låta personen veta hur värdefull både deras tid och perspektiv är. 

Vad gör du när du möter en utmaning under intervjun?

Alla intervjuer jag utfört är unika. Vissa personer oavsett kontext är inte lika bekväma med att dela med sig av information och det måste respekteras. Dessutom kommer du stöta på människor som upplever obehag under en intervju och det kan yttra sig på olika sätt. Det viktiga är att inte ta det personligt utan att du har empati för personen och lyssnar in dem. För att verkligen lära dig att lyssna på en annan person och läsa mellan raderna rekommenderar jag boken Non Violet Communication. Du behöver läsa av en person och möta dem där de är med empati och respekt. Det fungerar varje gång. Ju mer erfaren du blir att utföra djupintervjuer, ju enklare kommer du intuitivt veta hur du skall navigera situationen.

Om du utför du intervjuerna digitalt

• Spela in dem
• Berätta om vad som händer utanför det som syns på skärmen för personen, tex om du tar anteckningar osv så inget misstolkas som ointresse